수출 인보이스 (INVOICE) 양식과 작성 방법 (feat. 수출 과정)

 수출을 처음 준비하시는 분들이 가장 먼저 부딪히는 부분은 바이어에게 견적(offer sheet)을 전달하고 수출이 본격적으로 진행되면 인보이스(Invoice)와 패킹리스트(Packing List)를 전달하는 부분일 것입니다. 나머지는 BL 발행, 선적, 보험, 수출신고필증 등은 포워딩 업체와 포워딩 업체 그리고 포워딩 업체와 협업하는 관세사에서 모두 해결해 줍니다.

 

 따라서 이 말은 바이어만 있으면 수출이 그렇게 어렵지 않다는 것입니다. 포워딩업체는 웬만하면 바이어(수입사)에서 이미 관계를 맺고 있는 포워딩 업체가 있는 경우가 많기 때문에 크게 걱정하지 않으셔도 됩니다.

 지금부터 수출 인보이스와 패킹리스트 작성법과 마지막에 양식을 공유해 드리도록 하겠습니다. 가급적 어려운 용어대신 쉽게 풀어서 설명하겠습니다.

 

인보이스 Invoice 뜻

 

인보이스(Invoice)란 수출사가 수입사에게 전달하는 서류로 상품명, 수량, 공급가와 함께 해상운송을 위한 선박명(항공편명), 등 이 기재된 송장입니다.

수출 과정

 인보이스를 설명하기 전에 수출 절차에 대해 먼저 살펴보면 좋을 것 같아서 수출 과정의 일부를 설명드리겠습니다. 수출을 막 시작하시거나 준비 단계에 계시는 분들에게 흐름을 파악할 수 있도록 작성되었으며 정답은 아니나 대부분 아래와 같이 진행되니 참고하시기 바랍니다. 미국이 수입사, 한국이 수출사로 설정해 보았습니다.

Inquriy

 바이어(수입사)는 다양한 경로를 통해 우리 제품에 대한 정보를 획득하게 됩니다. 수출사가 먼저 제안할 수도 있고 수출하기 위해 등록한 플랫폼(바이코리아, 인스타그램, 영문번역된 상품소개 홈페이지 등)을 통해 견적문의를 받을 수 있습니다. 

 이때 바이어는 수출사에게 해당 제품에 대한 스펙이나 가격, MOQ(최소주문량) 등등 궁금한 것들을 질문을 해야 하겠지요? 바로 Inquiry (견적 및 제품설명 요청)를 보내게 됩니다. 정해진 양식이나 형식은 없습니다.

Quotation

 바이어로부터 Inquriy 견적 등 문의를 받게 되면 제품에 대한 카탈로그나 번역된 홈페이지 등등의 정보와 함께 견적서(Quotation)를 보내 줍니다.

 이때 견적은 대략적인 견적이며 상대 바이어가 이 견적대로 진행하지 않고 네고(가격 협상)을 거치기 때문에 견적전에 가격에 대한 전략을 확실하게 세운 뒤 1차 견적시에는 적당히 러프한 견적가를 제시하면 됩니다.

 

Negotiation

 가격협상이 들어오면 해당 수량에 맞는 각종 비용(해상운송비 등)과 환율은 매일 변화하니 환차손을 고려하여 방어적인 가격을 주되 수출시작 단계임으로 작은 욕심을 내지 말고 향후 수출이 늘어날 것을 감안하여 수출가격을 제안하면 됩니다.

 이 때 가격을 확인한 바이어가 연락이 오지 않을 수 있습니다. 불안하실 수도 있는데 우선 먼저 연락하지 말고 여유 있게 연락오기를 기다리는 것이 좋습니다.

 바이어는 네고한 가격을 받고 다른 업체 확인 및 시장조사를 할 수도 있는 상황일 수도 있고, 다른 하나는 너무 터무니없는 견적이라고 생각해서 수입을 포기한 상태라고 보면 됩니다. 

 조급하게 먼저 연락한다면 네고한 가격에서 또 네고를 해줘야 하는 상황이 발생하여 수익감소로 이루어질 수 있습니다.

 아예 연락이 오지 않을 경우에는 상품성이 없다고 판단했기 때문인데, 기업 입장에서는 생산 또는 판매하는 제품의 원가 분석과 이를 통해 원가 절감 대응방안을 수립하는 등 자사 제품의 품질과 가격의 문제점을 찾아 시장 경쟁력을 갖추어 나가야 할 것입니다. 

 

Proforma Invoice

 이제 상호 수출 수입을 하기로 결정하였다면, 인보이스를 확정 짓기 전에 Proforma Invoice(P/I : 프로포마 인보이스)를 전달해 줍니다. 프로포마 인보이스는 견적 송장 정도로 해석하면 될 것 같습니다.

 P/I를 잘 작성해 두시면 실제 수출거래 시 증빙이 되는 Commercial Invoice (C/I : 커머셜인보이스, 상업송장)과 양식이 똑같기 때문에 그때 사용하시면 됩니다. 

 지금까지 살펴본 Inquriy (문의)부터 Proforma Invoice (프로포마 인보이스) 까지는 수출의 과정은 맞으나 사실 어느 과정이 생략하든지 방법을 달리하더라도 문제는 없습니다. 그래도 P/I 는 꼭 제대로 작성해 보시기 바랍니다.

 

Purchase order

  미국의 수입업체는 P/I (프로포마 인보이스)를 받고 수입을 조금 더 해야겠다 생각하고 수량을 변경하여 정식 주문서를 보냅니다. 이것이 Purchase order입니다. 굳이 우리나라 말로 표현으로 한다면 정식주문서, 정식발주서 정도 되겠습니다.

 주문서(발주서)를 받았을 때 기존에 전달 받은 정보와 대조를 하여 다른 부분이 있는지 반드시 확인해야 합니다.

 연락처를 변경한다든지 계좌번호를 기존에 정보와 다르게 입력한다든지 했을 경우 사기를 당할 수도 있습니다. 물론 이런 경우는 발생하지 않도록 해야 합니다.

 이런 피해를 방지하기 위해 한국무역보험공사에서 상대 수입처 신용도와 보험 등을 들어 안전하게 거래할 수 있습니다. 한국무역보험공사의 역할과 소개에 대해 작성한 글입니다. 참고해 보세요.

한국무역보험공사 KSURE [기금관리형 준정부기관] 공공기관 정보 및 현황, ESG 경영, 채용공고

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Offer sheet

Purchase order를 확인하고 Offer sheet를 보내줍니다. 확정된 제품명과 수출가 등등의 최종 견적서입니다.

Commercial Invoice

수출을 위한 커머셜 인보이스와 해당 제품의 부피 (CBM), 무게, 수량 그리고 Shipping Mark를 입력하는 Packing List (P/L : 패킹리스트, 포장명세서) 그리고 선적했다는 B/L (Bill of Landing, 선하증권) 등을 수입사에게 전달하고 정식 수출이 진행됩니다.

 B/L은 우리 배에 혹은 우리 비행기에 한국의 당신들 제품을 실었고 이제 화주(제품 주인)는 미국 업체에게 있다는 증서입니다.

 좀 더 자세하게 다음 단계를 설명하고 싶으나 다음 기회에 다시 다루기로 하고 지금부터 수출을 위한 인보이스 작성방법과 양식을 설명 및 공유하도록 하겠습니다.

 

인보이스 작성 방법

 

인보이스 양식은 명칭이나 구성이 조금씩 다를 수 있지만 단어의 선택이 다를 뿐이지 거의 똑같다고 보시면 됩니다. 최대한 쉽게 내용 요약해 보겠습니다.

 

커머셜 인보이스 양식

 

① Shipper / Exporter : 수출기업명과 주소를 영문으로 입력합니다. Shipper / Seller로 표기해도 됩니다.

② Consignee  : 수입사의 기업명과 주소, 담당자명, 전화번호를 영문으로 입력합니다. Consignee / Buyer로 표기해도 됩니다.

③ Notify Party(Applicant) : C/I(커머셜인보이스)에서 일반적으로 제품이 도착했을 때 받는 자를 기재하는 란이라 이는 수입처를 말함으로 consgnee와 정보가 같다고 해서 SAME AS CONSIGNEE라고 기재하면 됩니다. (L/C 오픈일 때는 예외지만 수출 시작 단계이니 이 부분의 설명은 생략하겠습니다)

④ Port of Loading : 수출품이 출발하는 항구명, 공항명 입력하는 란입니다. 

⑤ Port of Destination : 수출품 도착 국가명을 작성합니다.

⑤ Sailing on or About (EDT) : 화물이나 제품을 적재한 선박이나 비행기가 출발하는 날짜입니다. B/L(비엘)이나 AirWayBill상의 선적일자와 똑같이 작성해야 합니다. 이 부분도 포워딩업체에서 제공받으면 됩니다.

⑥  VESSEL/VOY : 선박명(또는 비행기명)과 항해명으로 ④ 출발항이나 ⑥의 선박명, 항해명은 포워딩업체에서 제공받으면 됩니다. 보통 배로 갈 때는 부산항으로 비행기로 갈 때는 인천국제공항에서 출발합니다.

⑦ No. & Date of Invoice : 수출사가 지정하는 인보이스 문서 번호입니다. 영문과 날짜 등등을 조합해서 임의로 작성하셔도 전혀 문제가 없습니다. 예)A2501040001, M202401001 

⑧ Remark.: 가격조건이나 결제 방법 기타 참고해야 할 만한 내용들을 입력합니다. 위의 예로는 FOB가격 조건이고 대금 지급은 선적 전에 즉시 해달라는 내용입니다.

⑨ 상품정보 입력 : 상품명, 수량, 단가, 합계금액 등을 입력하면 됩니다.

⑩ 서명란 : P/I(프로포마 인보이스)에서는 영문 싸인방을 날인하지 않아도 상관없으나 정식 수출 증빙용인 C/I(커머셜 인보이스)는 반드시 영문 싸인방을 날인해야 합니다. 영문 싸인방은 영문회사명, 대표자서명, 대표자 영문이름 및 직위가 있으면 됩니다.

 

 

수출 인보이스 양식

 

 수출용 인보이스 양식을 공유해 드리겠습니다. 수출 인보이스 양식은 엑셀 파일로 작성되었으며 패킹리스트와 연동되게 만들어 놓았으니 편하게 잘 활용하시면 좋을 것 같습니다. 이 양식은 인보이스에서 기본 정보들을 작성하면 패킹리스트에 그대로 옮겨집니다. 

인보이스와 패킹리스트 양식(엑셀).xlsx

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 수출을 어렵게 생각하지 마시고 아이템을 잘 잡아서 해외로 알리는 것이 매우 중요합니다. 이런 행정적인 일들은 포워딩 업체에서 잘 도와주고 쉽게 해결할 수 있습니다.

 아이템을 선정하고 국가별 해당 아이템에 대한 수요와 시장 조사(경쟁 상품 분석, 해당국가 수출량 등)가 되고 홍보를 하는 것이 제일 중요하다고 생각합니다.

 아래는 수출 초보 기업들이 신청할 수 있는 수출바우처 지원사업에 대해 작성한 글입니다. 함께 참고해 보시면 도움이 될 것 같습니다. 수출 대박 나시기 바랍니다.

패킹리스트에 관한 글도 업데이트 했습니다.

수출 초보를 위한 패킹 가이드: 포장, 쉬핑마크, 패킹리스트(Packing List) 작성

수출초보 기업이 꼭 신청해야 할 수출바우처 핵심 사업 총정리

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